La qualité n’est jamais le fruit du hasard, c’est la raison pour laquelle Westwood Kitchens, Inc., spécialiste de l’ébénisterie sur mesure, s’efforce de combiner leur talent et leur expérience avec des technologies fiables
Ebéniste de père en fils depuis cinq générations, Keith Volovsek est aux commandes de l’entreprise fondée par son père en 1986. Aujourd’hui, Westwood Kitchens, Inc., située à Neillsville dans le Wisconsin, exploite un atelier d’ébénisterie de 2000m² à la pointe de la technologie où le savoir-faire traditionnel et la technologie moderne convergent parfaitement.
« Les valeurs clés de notre société sont la sécurité, la qualité et la productivité – et dans cet ordre, » remarque Keith Volovsek, PDG et Propriétaire de la société. « Pour moi, la technologie est un élément majeur et je veux que l’entreprise soit aussi productive que possible, mais pas à n’importe quel prix car la sécurité de mes employés et le niveau de qualité pour nos clients sont prioritaires. »
Keith Volovsek avait à l’esprit les trois valeurs clés de l’entreprise lorsqu’il a choisi WORKPLAN(logiciel de Gestion de Production/MES) pour aider Westwood Kitchens, Inc. à gérer efficacement les devis, les stocks, les commandes clients, les achats, la planification, la gestion du temps et le suivi des activités.
Il continue d’améliorer les processus en installant de nouvelles machines, en modernisant des équipements existants et en utilisant CABINET VISION, la solution de conception et fabrication destinée à l’industrie du bois, qui fonctionne en association avec WORKPLAN afin de rationaliser la planification et la production.
« Un atout majeur de WORKPLAN est son intégration avec CABINET VISION. Les dossiers papiers des devis et de la production peuvent fournir des informations différentes lorsqu’ils proviennent de systèmes différents, forte source d’erreurs potentielles, » dit Keith Volovsek. « Eviter la double saisie est un avantage énorme car le risque d’erreurs est éliminé. Par exemple, une demande spécifique, telle qu’une note concernant un élément sur mesure, peut figurer sur le bon de commande mais peut être saisie de façon erronée dans les documents de production lorsqu’il n’y a pas d’intégration. Nous sommes une petite entreprise et les erreurs nous coûtent très chères. »
Pour démarrer un nouveau projet dans WORKPLAN soit l’équipe de Westwood Kitchens, Inc crée un dossier pour un nouveau client, soit elle génère un nouveau devis pour un client existant. Une fois l’affaire créée, les membres de l’équipe ouvrent CABINET VISION à partir de WORKPLAN pour créer un lien entre le nouveau projet et le système Gestion de Production/MES (Manufacturing Execution System). Ensuite, ils dessinent le projet dans CABINET VISION et génèrent un devis dans WORKPLAN en fonction des données de l’affaire.
Grâce à la flexibilité de WORKPLAN, il est également possible de saisir manuellement des informations relatives à l’affaire. D’autres solutions logicielles de la division Production Software du groupe Hexagon Manufacturing Intelligence peuvent être intégrées au système.
Pour Westwood Kitchens, Inc. un des avantages majeur relatif à l’utilisation de WORKPLAN est la capacité d’accéder facilement aux itérations multiples d’un devis, chaque version étant automatiquement enregistrée dans le dossier de l’affaire en cours. Les échanges de courriels avec les clients peuvent être également enregistrés dans le système pour offrir un accès facile et rapide. « Nous enregistrons toutes itérations de devis et de correspondances échangées avec les clients, » nous dit Jeffrey Hurlebaus, Directeur d’usine chez Westwood Kitchens, Inc. « L’historique de nos projets et comment les devis avaient été établis étaient le maillon manquant avant d’implémenter ce système. »
Le suivi de modifications des affaires est une fonction essentielle, surtout si on tient compte qu’il est fréquent que Westwood Kitchens, Inc. génère de multiples itérations d’un devis. « Auparavant, il était très difficile de suivre les différentes itérations d’un devis car il fallait entre 10 à 15 minutes pour trouver les informations recherchées, » dit Josh Symons, Adjoint au Directeur. « Maintenant, il est facile de retracer l’historique au fur et à mesure que les éléments d’une l’affaire sont ajoutés, supprimés et peut-être même rajoutés de nouveau dans une autre itération du devis. »
L’objectif de réduire sensiblement et, éventuellement d’éliminer, les temps d’inactivité est une des raisons pour lesquelles Keith Volovsek a implémenté cette solution. Westwood Kitchens, Inc. utilise WORKPLAN pour suivre les activités des employés qui doivent se connecter et se déconnecter en début et fin d’une tâche par l’intermédiaire d’un écran tactile situé dans l’atelier. Les informations peuvent également être saisies manuellement dans WORPLAN si un employé oublie de se connecter en temps réel au début d’une tâche.
Au fur et à mesure que les tâches s’accumulent et que le feedback en provenance du suivi des tâches est établi, Westwood Kitchens, Inc. obtient un état précis du temps moyen passé sur chaque catégorie de tâches. Cela aidera l’équipe à optimiser les temps d’activité des employés et à établir des devis plus précis. « Un des avantages le plus appréciable est que les activités des employés sont enregistrées en temps réel, » remarque Keith Volovsek. « Il a été instructif de constater combien de temps est réellement nécessaire pour accomplir certaines tâches. Par exemple, j’ai pu observer que notre procédé de ponçage pendant l’étape d’assemblage nécessite plus de temps que prévu. Du fait de cette découverte, nous allons vraisemblablement réorganiser l’affectation du personnel. »
Keith Volovsek, qui emploie 10 collaborateurs, a constaté que la société produit une quantité importante de produits avec une équipe relativement restreinte. A ce titre, la planification des absences des employés est un défi considérable.
« L’aménagement et la planification des congés du personnel nous a donné du fil à retordre car, lorsque quelqu’un part en vacances, il y a des conséquences sur notre capacité de production durant cette période, » nous dit Keith Volovsek. « Ce qui me plaît particulièrement avec WORKPLAN c’est la gestion de ressources et de services qui offre la capacité de générer un planning suivant son état. »
En plus de la gestion des activités des employés et les planifications, les outils de gestion de ressources de WORKPLAN comprennent également la gestion des stocks et des achats. Le système est utilisé pour le suivi des stocks, les commandes de fournitures et la visualisation des commandes émises mais non livrées.
Les icônes présentes dans l’interface changent de couleur en fonction de l’état du stock des matériaux nécessaires à la réalisation d’une affaire, ce qui facilite la détection de fournitures manquantes. WORKPLAN indique également les fournitures réservées dans le stock ainsi que leurs fournisseurs et les coûts. De plus, le système liste les articles manquants ce qui simplifie le passage des commandes à partir d’une liste de fournisseurs enregistrée dans le système.
Des fournitures disponibles en stock peuvent être « réservées » en avance avec WORKPLAN, les utilisateurs sont ainsi informés des quantités supplémentaires de matériaux à commander ; le système signale automatiquement les affaires pour lesquelles des matériaux sont manquants.
« Nos stocks sont liés à CABINET VISION, donc lorsqu’on transfère une affaire de CABINET VISION vers WORKPLAN nous sommes informés sur l’état des stocks, » nous dit Jeffrey Hurlebaus. « Nous effectuons les réservations de tous les matériaux nécessaires au début du processus, ce qui permet de faire avancer les affaires beaucoup plus rapidement. Nous essayons de traiter nos commandes une bonne semaine avant de les démarrer et WORKPLAN est vraiment utile pour cela. »
Une autre fonctionnalité utile du logiciel permet d’assigner automatiquement des activités spécifiques aux différents utilisateurs déclarés dans le système. Par exemple, WORKPLAN assigne des utilisateurs aux devis clients et aux commandes fournisseurs afin que tous ceux qui utilisent le système puissent savoir qui est responsable de cette tâche sans avoir à demander. « Peu importe qui passe les commandes de fournitures, » dit Keith Volovsek. « Vous pouvez voir ce qui a été commandé et qui a passé la commande, ce qui rend le suivi beaucoup plus facile et rapide. »
La rationalisation du suivi d’activités chez Westwood, Kitchens, Inc. s’est soldée par une réduction du nombre d’erreurs et une plus grande efficacité de traitement d’un volume de données importantes. « Je pense que l’intégration avec WORKPLAN nous a aidé à améliorer notre précision, et à devenir plus efficace dans l’exécution de nos activités quotidiennes, sans oublier que l’équipe du support technique de WORKPLAN est toujours présente pour nous assister en cas de besoin, » dit Keith Volovsek.
